Tre fasi Email SensibilitÃ

La dinamica neurofisiologica della comprensione di ogni messaggio di posta elettronica è molto complesso. Da tale complessità, tre fasi fondamentali galleggiante verso l'alto che si desidera conoscere. Vorrei etichetta queste: (1) la fase di associazione, (2) la fase di connessione, e (3) la fase di reazione. Vediamo ognuno di loro e scoprire come lo scrittore e il lettore può assumere un ruolo più attivo.

Nella fase di associazione, le parole del mittente viene letto e convertito in un'immagine nella mente del lettore, in modo ottimale dovrebbe essere la stessa immagine lo scrittore ha nella sua mente. A volte, le parole dello scrittore mancanza di informazioni sufficienti e il destinatario non può cogliere l'immagine. Il conteggio delle parole non ha nulla a che fare con la creazione di un'immagine. Ho letto le email lunghi che danza intorno a qualunque possibilità di creare un'immagine, anche se il destinatario potrebbe leggere tra le righe.

La prima domanda che mi chiedo quando si riceve una e-mail è: "E 'quello che stanno dicendo avermi dato informazioni sufficienti in modo da poter formare una chiara immagine?" Se no, mi chiedo: "Sono in uno spazio aperto al momento di tradurre questa immagine?" A volte, quando poco tempo o ci sono troppi pensieri nella mia testa vorticoso, lo spazio non è disponibile. Se non è nello spazio a destra, mi sposto l'e-mail a un "da leggere dopo" sottocartella, e pianificare un periodo di follow-up a rileggere.

Più tardi, dopo il ritorno, e in uno spazio buono per rileggere, e l'immagine non viene ancora visualizzato, invio una email di risposta al mittente per chiedere chiarezza. La mia lingua di solito va così: "Grazie per la tua email. Ho letto diverse volte e non sembrano formare una chiara immagine di ciò che stai chiedendo. Potresti chiedere ancora una volta in modo diverso in modo che possa dare la massima attenzione e il rispetto che si merita? "

Se l'email copre diversi soggetti che possano essere confusi mescolati, voglio anche includere alcune lingue supplementari come questo: "Quando scrivo emails con vari argomenti, io lo benefico find to create titoli tema focus on separato che ciò che viene dopo. Possibly do si potrebbe questo da aggiungere alla chiarezza? "

E 'responsabilità del mittente di convertire la loro immagine in parole. Essi devono avere le parole giuste che il lettore può trasformare nuovamente dentro la stessa immagine data. Non prendere la responsabilità di chi scrive, o fare assunzioni, si porta solo a problemi di comunicazione. Se lo fai, l'immagine si forma di voi sarà off venendo meno e negativo.

La fase di connessione. Durante la scrittura la vostra risposta, si vuole fare in modo che il lettore riceve un'immagine chiara di ciò che si sta inviando pure.

Questo significa che le vostre parole devono corrispondere l'immagine di ritorno che si desidera trasmettere. Se l'argomento è di mele, non si desidera aggiungere un arancione in mezzo l'immagine della mela. mele Match per primo, perché le mele che stava rispondendo con l'immagine originale.

Se avete bisogno di aggiungere un tema arancione per il supporto, inserire le informazioni dopo la discussione mela in modo da non distorcere l'immagine originale. In questo modo il ricevitore digerire la mela e poi dice a loro che un'altra immagine sta per venire. La loro mente si prepara lo spazio per la nuova immagine. Quando offre l'arancia, raccontare loro lo scopo del arancione e perché si sta aggiungendo l'immagine. In questo modo il lettore sa come aprire un nuovo file.

Un'altra domanda mi piace mi chiedo, dopo aver scritto e prima della trasmissione, quella che si potrebbe da utilizzare, "Will il lettore in grado di file di immagine sto inviando nella stessa cartella hanno cominciato con?"

Il nostro cervello le informazioni sul file proprio come se fossimo rilasciando i file in maniera casellario.

Invece di limitarci a dire al lettore, mostra al lettore l'immagine, e in quale cartella di infilare la propria immagine dentro il lettore si aspetta questa risposta. Se non lo ricevono, si chiedono cosa fare con the immagine, che not non corrisponde alcun file in their mobile. Divide la loro attenzione, rallenta la loro

connessione, o può anche bloccare la connessione in toto.

Sono sicuro che avete il vostro preferito frasi di transizione argomento, qui sono sette del mio. Quando si danno queste frasi di transizione di una linea propria, il cervello del ricevitore agisce rapidamente notare un arancio sta arrivando.

1. Permettetemi di indovinare che cosa si potrebbe pensare.

2. Come dispari (insolito) Per quanto possa sembrare ...

3. Io non sono affatto sorpreso.

4. C'è una storia che va con questo, e mi metterò a questo nel paragrafo successivo.

5. Fammi vedere se riesco a rendere questo un po 'più facile.

6. La sua difficile da credere, ma ...

7. In altre parole, ...

La reazione della fase. Scrivi una risposta e-mail non è lo stesso di parlare con quella persona. Non hai il feedback immediato dal loro linguaggio del corpo, il loro silenzio, o eh, quando non è chiaro. Collegamento via e-mail con il suo intervallo di tempo causa anche di difficoltà. Si verifica la stessa cosa quando si chiama, lasciando un messaggio vocale, e la parte che riporta il giorno di richiamare più tardi. Se non è stato in posta vocale ciò che si sta chiamando circa, o la persona non ribadire la finalità, quando richiamata, la tua mente vuole un attimo per cercare il schedario appropriato e file. A volte ricevo una risposta indietro di diverse settimane più tardi e la mail originale che ho scritto non è incluso. Allora devo smettere di pensare o addirittura cacciare per l'e-mail originale, un processo molto tempo.

Trovo migliore per iniziare una risposta di ritorno con un "questo è dove abbiamo lasciato" paragrafo. Non date per scontato che il lettore detiene ancora l'immagine precedente nella loro mente. Non è così. Molte immagini andavano e venivano nel corso di tale spazio e l'e-mail precedente siede nella loro casella di posta, file di una cartella o in un armadio o peggio licenziato a causa della mancanza di connessione, al fine di continuare i loro processi.

E 'importante rileggere le email prima di colpire inviare. Non solo per la grammatica e di ortografia, ma di vedere che trasmettere la giusta immagine. E 'il momento di chiedere: "Ti ho trasmettere l'immagine appropriata di una connessione cartella di file?" Se sì, allora clicca su "invia".

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